Desde a submissão dos artigos até a avaliação dos revisores, o sistema foi desenhado priorizando a simplicidade e clareza, na prática são telas simples e fáceis de usar, e compatíveis com os modernos navegadores que suportam tecnologia modernas de animação.

Além disso é responsivo, ou seja, seu layout se adapta ao tamanho da tela do usuário, enfim, use em seu iPad, iPhone ou qualquer dispositivo com Android.

GNPapers gerencia completamente todo o fluxo editorial de revistas científicas, da submissão à revisão científica e aperfeiçoamento do artigo, fornece importantes informações à equipe editorial, para que possam tomar a decisão de aprovar ou recusar de forma transparente e sem dúvidas.

Há também ferramentas para solicitar mais velocidade aos revisores e autores que estejam em atraso.

• Design moderno, simples e prático;
• Cadastro de autores aberto;
• Interface nos idiomas português e inglês;
• Submissão de artigos em conformidade com o padrão do SciELO e PMC;
• Validação da qualidade das imagens;
• Consulta em tempo real na base de descritores do DECS (para revistas na área de saúde);
• Permite ao autor informar conflito de interesse, financiamento, número de aprovação de Comitê de Ética ou número do registro do ensaio clínico (para revistas na área da saúde);

O sistema mantém a equipe editorial no controle do processo ao permitir visualizar o texto completo dos artigos em diferentes formatos (HTML, PDF e DOC), auditar todo o trâmite de um artigo, acompanhar e alterar os prazos de todos os processos dos envolvidos no trâmite editorial, editar o modelo dos e-mails enviados pelo sistema para notificação, extrair relatórios avançados sobre o estado dos artigos, tais como de regionalidade dos artigos e revisores, tempo médio de revisão, versões para aprovação, média de artigos recusados, etc.

Desenvolvido com ajuda aos usuários novos, informando em balões que detalham e simplificam o processo.

O GNPapers ajuda o autor durante a submissão mostrando as melhores práticas que deve adotar em cada ponto.

Caso o usuário não compreenda o processo há páginas que explicam os diversos processos do sistema por tutoriais que orientam passo-a-passo como proceder.

Ajuda do sistema

• Configuração de diferentes categorias de submissão com campos e validações específicas;
• Diferentes restrições para os autores no momento de submissão sem tornar o fluxo complexo, por exemplo, limite de palavras no resumo, limite de quantidade de autores, limite na quantidade e qualidade das imagens, obrigatoriedade de preenchimento de campos para idioma alternativo, etc.;
• Envia e-mails de notificação à todos os envolvidos no processo a cada avanço do artigo no fluxo de avaliação;

• Registro completo do trâmite de um artigo permitindo auditoria de sua avaliação a qualquer momento;
• Revisão em duplo cego, ou seja, autores não sabem quem são os revisores e vice-versa;
• Possibilidade aos revisores e editores de comentarem todos os parágrafos do artigo;
• Personalização dos formulários de avaliação dos artigos;

Personalização das mensagens dos modelos de e-mails de notificação dos usuários nos idiomas que o sistema estiver habilitado para a revista.

Redefina o modelo da mensagem recusa do artigo e ainda pré-visualize a mensagem que será enviada ao autor, por exemplo, no momento de recusar o artigo, com a opção de editar a mensagem específica de um artigo.

Simplicidade de comunicação entre autores e revisores ao permitir que o autor responda a cada critério de avaliação de seu artigo.

A submissão de artigos do GNPapers oferece uma interface autoexplicativa ao prover informações contextualizadas ao usuário. Basta o usuário posicionar o cursor do mouse sobre um ícone, botão ou link que um balão informativo orientará o procedimento esperado. Além disto, em outras etapas da submissão o sistema apresenta bons e maus exemplos aos autores.

Os campos das etapas da submissão são configurados por categoria de submissão, por exemplo, Artigo Original, Artigo de Revisão, Relato de Caso, e outros. Cada seção com restrições configuradas para quantidade de caracteres, palavras e até a possibilidade de exibir ou requerer campos específicos dependendo do idioma utilizado pelo autor durante o envio do trabalho. Ou seja, um autor nativo do idioma inglês pode submeter o artigo sem precisar preencher os campos em português da submissão, enquanto que o nativo no idioma português terá o campo em português para preencher.

Durante o processo de submissão os campos são salvos automaticamente a cada período de tempo, o que permite o autor interromper e retomar o envio do artigo posteriormente sem perder dados.

O autor poderá preparar o conteúdo de seu artigo no formato do Microsoft Word© e enviar por upload o arquivo ao sistema. O documento será convertido para outro formato, a fim de ser visível integralmente no navegador sem precisar baixar o arquivo fonte enviado (.doc ou .docx). Da mesma forma, o documento será convertido para o formato PDF imediatamente após o envio. Em ambos os formatos, os respectivos resultados serão integralmente tal como o documento foi formatado, inclusive preservando elementos gráficos, imagens, fórmulas e esquemas.

Artigos enviados por upload permitirão aos revisores e editores comentar diretamente nos parágrafos do artigo normalmente.

Veja demonstração da submissão

Cada artigo submetido pode ter um editor atribuído que será responsável por distribuir aos revisores e acompanhar o processo de avaliação por pares, com a possibilidade de atribuir, trocar, enviar mensagens de cobrança e até remover os revisores.

O editor responsável pode ser um usuário com o nível de acesso de "Editor", que pode visualizar todos os artigos do sistema, ou "Editor Associado" que pode visualizar apenas os artigos atribuídos ao usuário.

Há duas formas de configurar o sistema quando o editor associado é atribuído para um artigo quanto à sua autonomia de decisão:

• Com autonomia: O editor associado pode aprovar os artigos que lhe forem atribuídos gerando imediatamente notificação ao autor quando os artigos forem aprovados, recusados e devolvidos aos autores para correção.
• Sem autonomia: O editor associado recomenda uma decisão, ou seja, suas decisões finais são enviadas como recomendações ao editor-chefe quem poderá aplicar a decisão final.

A submissão de artigos tem um passo exclusivo para o envio de anexos diversos do artigo. O autor define qual o tipo de arquivo enviado, os tipos são configurados para cada categoria de artigo, permitindo que determinadas categorias permitam o envio de anexos diferentes.

É possível configurar um tipo de documento como obrigatório, como por exemplo, um comprovante de pagamento (para revistas que cobrem a submissão), e impedir o acesso do revisor ao anexo enviado.

As imagens enviadas podem ser validadas para atender determinado padrão de qualidade, por exemplo, 300dpi e 1000 pixels de largura, conforme padrões internacionais da National Library of Medicine.

Ao ser chamado a corrigir um artigo, o autor receberá os pareceres dos avaliadores. Também é possível que os revisores e/ou editores façam comentários em partes do documento, tornando o processo de correção muito mais rico do ponto de vista do autor. O autor poderá responder a cada critério de revisão adotado, conferindo mais transparência ao dar a possibilidade de informar a realização de uma correção, ou mesmo de justificar a não realização da sugestão dos revisores ou editores.

A revista pode utilizar diversos formulários de avaliação que poderão ser configurados no sistema para serem selecionados durante a indicação do revisor ao trabalho. O editor ou editor associado pode indicar um revisor que já esteja cadastrado no sistema, ou mesmo convidar um revisor ad hoc para avaliar o artigo.

Cada contribuição dos revisores nos artigos atualiza um relatório de produção dos revisores para permitir ao editor identificar os mais produtivos, pontuais, atrasados ou aqueles que ignoraram os últimos convites enviados.

O editor ou mesmo a secretaria possuem ferramentas que enviam notificações por e-mail cobrando autores e revisores que estejam atrasados em suas respectivas atividades de correção e avaliação de artigos.

No GNPapers o padrão de revisão utilizado é a revisão duplo cego (double blind review), assim revisores não tem acesso ao nomes e afiliação dos autores, e autores não tem acesso aos nomes dos revisores.

Ao ser atribuído para um artigo o revisor pode aceitar ou recusar o convite. A resposta ao convite é feita por meio de um link enviado no e-mail do convite. Após aceito, o revisor poderá preencher o formulário de avaliação do artigo sem precisar informar seu e-mail e senha.

Todos os usuários cadastrados com acesso ao sistema, independente do seu nível de acesso, autor, revisor, editor, etc., podem ser localizados pelos gestores. Em seu registro permanecem todos os artigos enviados, avaliações e detalhes do cadastro.

O editor, ou secretaria, tem autonomia para inativar um usuário ou mesmo, acessar a área de um revisor, por exemplo, sem precisar de sua senha de acesso (função proxy), para orientação sobre uso.

Caso no momento da contratação do GNPapers a revista já possua um banco de dados dos usuários, é possível importa-los no sistema, a senha, porém, será redefinida para todos os usuários importados.

Durante o preenchimento dos formulários de revisão, tudo é salvo, assim o usuário pode interromper o processo e continuar posteriormente do ponto que parou. No formulário há campos visíveis apenas ao editor, ou seja, tais como notas ou mesmo comentários sigilosos.

Uma vez aceito o convite de revisão o revisor tem acesso ao texto completo do artigo sem obrigatoriamente precisar ter sua senha de acesso ao sistema. Basta acessar o link do e-mail de convite para ler o artigo e preencher o formulário. Isto simplifica ao revisor "ad hoc", ou convidado.

Opcionalmente o sistema oferece ao revisor um certificado em formato PDF por ter revisado um artigo (a revista pode optar por inativar esta função ao revisor).

Quando o editor devolve um artigo para correções uma nova versão do artigo é criada, para acompanhamento das modificações de cada versão do artigo e facilitar o trabalho de revisores e editores na conferência se as recomendações foram ou não feitas pelos autores. Além disto o editor (ou revisor) pode inserir comentários nos parágrafos a fim de orientar o autor em correções específicas.

Todos os processos do sistema possuem prazos definidos que mudam à medida que o artigo progride no fluxo. O editor poderá mudar os prazos pré-definidos, ou mesmo poderá adotar excepcionalmente um prazo diferenciado para determinado usuário em um artigo, para o caso de um revisor que, por exemplo, solicita mais prazo por um motivo justificado.

Todos os trâmites do sistema geram e-mails de notificação ao novo responsável para prosseguimento. Ao atribuir um revisor ad hoc para um artigo há sempre o risco de informar o e-mail inválido, talvez por ter sido informado ao editor erroneamente. O GNPapers permite o acompanhamento do estado de entrega dos e-mails, assim, caso o e-mail do revisor não exista, o sistema informará ao editor da impossibilidade de entrega da mensagem ao destinatário.

O sistema também informa o editor quando o e-mail enviado é lido, ou mesmo quando foi entregue ao destinatário, entretanto ainda não lido.

Monitore gráficos comparativos do tempo que ilustram o cumprimento do prazo por processo do sistema, por exemplo, recepcionar um artigo, atribuir revisores, avaliar, verificar um formulário de avaliação, etc.

O editor visualiza o tempo médio em dias das tarefas entregues para os respectivos processos e percentual de atribuições que foram entregues dentro do prazo estabelecido. O sistema compila estes dados a partir do histórico de entregas dos usuários.

Os usuários cadastrados no GNPapers podem associar suas contas de usuário com a conta do ORCID. O método de integração está em conformidade com a especificação do ORCID, ou seja, o usuário realiza a vinculação ao ser direcionado para a tela do ORCID e informar, em ambiente seguro, suas credenciais de acesso da plataforma.

Informações estratégicas são cruciais a qualquer gestor, o GNPapers fornece diversos dados essenciais aos editores, os apresenta em dois períodos diferentes para permitir comparação, além de dispor ao editor poder trocar os períodos filtrados.

Revistas indexadas na SciELO precisam apresentar relatórios periodicamente sobre a produtividade. Todos os dados solicitados atualmente são fornecidos pelo sistema ao editor.

• Artigos submetidos;
• Artigos aprovados;
• Artigos recusados;
• Tempo médio entre a submissão e aprovação;
• Tempo médio entre a submissão e publicação;
• Quantidade de correções do artigo até sua aprovação;
• Revisores mais atuantes;
• Autores mais atuantes;
• E mais...

Durante o processo de submissão do artigo o usuário pode cadastrar todas as afiliações e os autores do artigo. Cada autor pode estar vinculado a uma ou mais afiliações.

Uma questão importante é saber o papel dos autores na pesquisa. O GNPapers permite cadastrar um autor indicando qual foi sua contribuição na pesquisa, o sistema oferece uma lista pré-definida de contribuições, o autor pode ter participado da pesquisa por uma ou mais dentre as contribuições disponíveis. Cada contribuição oferece uma explicação mais definida sobre seu objetivo por meio de um balão informativo.

O cadastro de autores tem o e-mail e permite, em campos diferentes, cadastrar o primeiro nome, nome do meio e sobrenome. Tal formato simplifica a compreensão do nome de orientais, como japoneses, chineses e coreanos.