O GNPapers é a mais moderna solução proposta pela GN1 para gestão de artigos de revistas científicas. O sistema é baseado na web e está disponível nos idiomas português e inglês. Esta solução é o resultado de mais de 10 anos de conhecimento acumulado provendo soluções para a gestão do fluxo editorial de revistas científicas, com know how de uma experiente equipe de editores de revistas de diferentes áreas do conhecimento.

Completo e eficiente

Desde a submissão dos artigos até a avaliação dos revisores, o sistema foi desenhado priorizando a simplicidade e intuitividade, na prática são telas simples e fáceis de usar, e compatíveis com os modernos navegadores que suportam tecnologia modernas de animação.

Além disso é responsivo, ou seja, seu layout se adapta ao tamanho da tela do usuário, enfim, use em seu iPad, iPhone ou qualquer dispositivo com Android.

Gerencie todo o fluxo editorial

O GNPapers gerencia completamente todo o fluxo editorial de revistas científicas, da submissão à revisão científica e aperfeiçoamento do artigo, fornece importantes informações à equipe editorial, para que possam tomar a decisão de aprovar ou recusar de forma transparente e sem dúvidas.

Há também ferramentas para solicitar mais velocidade aos revisores e autores que estejam em atraso.

Facilidades para autores

• Design moderno, simples e prático;
• Cadastro de autores aberto e simples;
• Interface nos idiomas português e inglês;
• Submissão de artigos em conformidade com o padrão do SciELO e PMC;
• Validação da qualidade das imagens;
• Consulta em tempo real na base de descritores do DECS (para revistas na área de saúde);
• Permite ao autor informar conflito de interesse, financiamento, número de aprovação de Comitê de Ética ou número do registro do ensaio clínico (para revistas na área da saúde);

Gerenciar com facilidade

O sistema mantém a equipe editorial no controle do processo ao permitir visualizar o texto completo dos artigos em diferentes formatos (HTML, PDF e DOC), auditar todo o trâmite de um artigo, acompanhar e alterar os prazos de todos os processos dos envolvidos no trâmite editorial, editar o modelo dos e-mails enviados pelo sistema para notificação, extrair relatórios avançados sobre o estado dos artigos, tais como de regionalidade dos artigos e revisores, tempo médio de revisão, versões para aprovação, média de artigos recusados, etc.

O GNPapers ajuda o autor durante a submissão mostrando as melhores práticas que deve adotar em cada ponto:

Desenvolvido com ajuda aos usuários novos, informando em balões que detalham e simplificam o processo.

Preparado para aceitar Temas Livres:

Permite a configuração de diferentes destinos de submissão com gerenciamento distinto do ponto de vista da equipe editorial, por exemplo, para chamadas de artigos por tema.

• Configuração de diferentes categorias de submissão com campos e validações específicas;
• Diferentes restrições para os autores no momento de submissão sem tornar o fluxo complexo, por exemplo, limite de palavras no resumo, limite de quantidade de autores, limite na quantidade e qualidade das imagens, obrigatoriedade de preenchimento de campos para idioma alternativo, etc.;
• Envia e-mails de notificação à todos os envolvidos no processo a cada avanço do artigo no fluxo de avaliação;

• Registro completo do trâmite de um artigo permitindo auditoria de sua avaliação a qualquer momento;
• Estabelecimento de prazo para todos os processos do sistema;
• Revisão em duplo cego, ou seja, autores não sabem quem são os revisores e vice-versa;
• Possibilidade aos revisores e editores de comentarem todos os parágrafos do artigo;
• Personalização dos formulários de avaliação dos artigos

Gerencie todas as mensagens geradas pelo Sistema GNPapers em português e inglês

Personalização das mensagens dos modelos de e-mails de notificação dos usuários;

Simplicidade de comunicação entre autores e revisores ao permitir que o autor responda a cada critério de avaliação de seu artigo;

Submissão

A submissão de artigos do GNPapers oferece uma interface autoexplicativa ao prover informações contextualizadas ao usuário. Basta o usuário posicionar o cursor do mouse sobre um ícone, botão ou link que um balão informativo orientará o procedimento esperado. Além disto, em outras etapas da submissão o sistema apresenta bons e maus exemplos aos autores.

Seções da Revista personalizadas conforme cada revista

Os campos das etapas da submissão são configurados por categoria de submissão, por exemplo, Artigo Original, Artigo de Revisão, Relato de Caso, e outros. Cada seção com restrições configuradas para quantidade de caracteres, palavras e até a possibilidade de exibir ou requerer campos específicos dependendo do idioma utilizado pelo autor durante o envio do trabalho. Ou seja, um autor estrangeiro pode submeter o artigo sem precisar preencher os campos em português da submissão, enquanto um brasileiro terá o campo em português para preencher.

Durante o processo de submissão os campos são salvos automaticamente a cada período de tempo, o que permite o autor interromper e retomar o envio do artigo posteriormente sem perder dados.

Envio do artigo por upload de documento Word

O autor poderá preparar o conteúdo de seu artigo no formato do Microsoft Word© e enviar por upload o arquivo ao sistema. O documento será convertido para outro formato, a fim de ser visível integralmente no navegador sem precisar baixar o arquivo fonte enviado (.doc ou .docx). Da mesma forma, o documento será convertido para o formato PDF imediatamente após o envio. Em ambos os formatos, os respectivos resultados serão integralmente tal como o documento foi formatado, inclusive preservando elementos gráficos, imagens, fórmulas e esquemas.

Artigos enviados por upload permitirão aos revisores e editores incluirem comentários nos parágrafos do artigo normalmente.

Veja um vídeo demonstrativo da submissão

Editores associados tem seu papel no sistema

Cada artigo submetido pode ter um editor atribuído que será responsável por distribuir aos revisores e acompanhar o processo de avaliação por pares, com a possibilidade de atribuir, trocar, enviar mensagens de cobrança e até remover os revisores.

O editor responsável pode ser um usuário com o nível de acesso de "Editor", que pode visualizar todos os artigos do sistema, ou "Editor Associado" que pode visualizar apenas os artigos atribuídos ao usuário.

Há duas formas de configurar o sistema quando o editor associado é atribuído para um artigo quanto à sua autonomia de decisão:

• Com autonomia: O editor associado pode aprovar os artigos que lhe forem atribuídos gerando imediatamente notificação ao autor quando os artigos forem aprovados, recusados e devolvidos aos autores para correção.
• Sem autonomia: O editor associado recomenda uma decisão, ou seja, suas decisões finais são enviadas como recomendações ao editor-chefe quem poderá aplicar a decisão final.

Autores podem corrigir seus artigos facilmente

Ao ser chamado a corrigir um artigo, o autor receberá os pareceres dos avaliadores. Também é possível que os revisores e/ou editores façam comentários em partes do documento, tornando o processo de correção muito mais rico do ponto de vista do autor. O autor poderá responder a cada critério de revisão adotado, conferindo mais transparência ao dar a possibilidade de informar a realização de uma correção, ou mesmo de justificar a não realização da sugestão dos revisores ou editores.

Imagens com qualidade

As imagens enviadas podem ser validadas para atender determinado padrão de qualidade, por exemplo, 300dpi e 1000pixels de largura, conforme padrões internacionais da National Library of Medicine.

Palavras-chave

O mesmo vale para inclusão de autores cujos campos estão de acordo com o padrão recomendado por PMC e SciELO para nomes e afiliações. Revistas da área de saúde têm a vantagem de poder pedir dos autores descritores (headlines ou keywords) que existam no índice do DECS, para o autor o processo é simples e seguro, para a revista é garantido que o artigo está dentro de padrões internacionais.

Revisão

No GNPapers o padrão utilizado é a revisão duplo cego (double blind review), assim revisores não tem acesso ao nomes e afiliação dos autores, e autores não tem acesso aos nomes dos revisores.

Formulários de Revisão personalizados

A revista pode utilizar diversos formulários de avaliação que poderão ser configurados no sistema para serem selecionados durante a indicação do revisor ao trabalho. O editor ou editor associado pode indicar um revisor que já esteja cadastrado no sistema, ou mesmo convidar um revisor ad hoc para avaliar o artigo.

Cada contribuição dos revisores nos artigos atualiza um relatório de produção dos revisores para permitir ao editor identificar os mais produtivos, pontuais, atrasados ou aqueles que ignoraram os últimos convites enviados.

O editor ou mesmo a secretaria possuem ferramentas que enviam notificações por e-mail cobrando autores e revisores que estejam atrasados em suas respectivas atividades de correção e avaliação de artigos.

Durante o preenchimento dos formulários de revisão, tudo é salvo, assim o usuário pode interromper o processo e continuar posteriormente do ponto que parou. No formulário há campos visíveis apenas ao editor, ou seja, tais como notas ou mesmo comentários sigilosos.

O revisor tem a possibilidade de aceitar ou recusar fazer a revisão, ou acessando o sistema ou clicando em um link enviado por e-mail na mensagem de convite. Em qualquer uma das opções o editor responsável fica sabendo da resposta e poderá acompanhar o novo prazo para preenchimento do parecer ou atribuir outro revisor caso o convidado tenha negado fazer a tarefa.

Gestão dos usuários

Opcionalmente a revista pode ter editores associados (de área ou co-editores) que participam do processo atribuindo revisores com autonomia de decisão configurada de duas formas diferentes:

• 1) Limitada, onde o editor associado poderá recomendar uma decisão final ao editor;
• 2) Total, onde a decisão do editor associado será encaminhada diretamente ao autor do artigo, como aprovação, recusa ou devolução para correções.

Controle os prazos

Todos os processos do sistema possuem prazos definidos que mudam à medida que o artigo progride no fluxo. O editor poderá mudar os prazos pré-definidos, ou mesmo poderá adotar excepcionalmente um prazo diferenciado para determinado usuário em um artigo, para o caso de um revisor que, por exemplo, solicita mais prazo.

Versões

Quando o editor devolve um artigo para correções uma nova versão do artigo é gerada, para acompanhamento das modificações de cada versão do artigo e facilita o trabalho de revisores e editores na conferência se as recomendações foram ou não feitas pelos autores. Além disto o editor pode inserir comentários nos parágrafos a fim de orientar o autor em correções específicas.

Controle de prazo e relatórios

Todos os processos possuem prazos que permitem o sistema alertar visualmente ao editor quando o vencimento está próximo, ou mesmo quando foi atingido. Alguns dos processos são recepção do artigo, atribuição do revisor, resposta do revisor ao convite, etc.

O editor visualiza o tempo médio em dias das tarefas entregues para os respectivos processos e percentual de atribuições que foram entregues dentro do prazo estabelecido. O sistema compila estes dados a partir do histórico de entregas dos usuários.

Acompanhamento pelo editor da entrega das mensagens

Todos os trâmites do sistema geram e-mails de notificação ao novo responsável para prosseguimento. Ao atribuir um revisor ad hoc para um artigo há sempre o risco de informar o e-mail inválido, talvez por ter sido informado ao editor erroneamente. O GNPapers permite o acompanhamento do estado de entrega dos e-mails, assim, caso o e-mail do revisor não exista, o sistema informará ao editor da impossibilidade de entrega da mensagem ao destinatário.

O sistema também informa o editor quando o e-mail enviado é lido, ou mesmo quando foi entregue ao destinatário, entretanto ainda não lido.

Associação com o ORCID

Os usuários cadastrados no GNPapers podem associar suas contas de usuário com a conta do ORCID. O método de integração está em conformidade com a definição do ORCID, ou seja, o usuário realiza a vinculação ao ser direcionado para a tela do ORCID e informar, em ambiente seguro, suas credenciais de acesso da plataforma.

Mais informações sobre o ORCID

Autores, afiliações e suas contribuições

Durante o processo de submissão do artigo o usuário pode cadastrar todas as afiliações e os autores do artigo. Cada autor pode estar vinculado a uma ou mais afiliações.

Uma questão importante é saber o papel dos autores na pesquisa. O GNPapers permite cadastrar um autor indicando qual foi sua contribuição na pesquisa, o sistema oferece uma lista pré-definida de contribuições, o autor pode ter participado da pesquisa por uma ou mais dentre as contribuições disponíveis. Cada contribuição oferece uma explicação mais definida sobre seu objetivo por meio de um balão informativo.

O cadastro de autores diferencia, em campos diferentes, o primeiro nome, nome do meio e sobrenome. Tal formato simplifica a compreensão do nome de orientais, como japoneses, chineses e coreanos.

Relatórios dos artigos

Informações estratégicas são cruciais a qualquer gestor, o GNPapers fornece diversas dados essenciais aos editores, os apresenta em dois períodos diferentes para permitir comparação, além de dispor ao editor poder trocar os períodos filtrados.

Revistas indexadas na SciELO precisam apresentar relatórios periodicamente sobre a produtividade. Todos os dados solicitados atualmente são fornecidos pelo sistema ao editor.

• Artigos submetidos;
• Artigos aprovados;
• Artigos recusados;
• Tempo médio entre a submissão e aprovação;
• Tempo médio entre a submissão e publicação;
• Quantidade de correções do artigo até sua aprovação;
• Revisores mais atuantes;
• Autores mais atuantes;
• E mais...